1. Anwendungsbereich

1.1. Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für Leistungen von Ahrens Events  („AE“) für Veranstaltungen sowie der Vermittlung von Rahmen-Aktivprogrammen, Vorträgen und Seminaren sowie Künstlern in der Voith-Arena Heidenheim. Entgegenstehenden oder zusätzlichen Bedingungen des Kunden wird widersprochen. Sie gelten nur, wenn sich AE schriftlich und ausdrücklich mit ihnen oder mit Teilen davon einverstanden erklärt hat.

2. Angebot und Preise

2.1. Angebotene Preise sind Nettopreise und verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen Umsatzsteuer (derzeit 19 %).
2.2. Alle Kosten (vor allem Personalkosten) werden nach der jeweiligen Veranstaltung nach tatsächlichem/r Aufwand/Leistung berechnet.

3. Zustandekommen und Inhalt von Verträgen

3.1. Der Vertrag kommt durch Rücksendung des unterschriebenen Angebots von AE durch den Kunden zustande. Änderungen des Kunden bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung von AE. Mündliche Nebenabreden oder nachträgliche Änderungen/Ergänzungen zu einem Vertrag sind nur verbindlich, wenn AE sie schriftlich bestätigt.
3.2. Ist der Kunde Vermittler bzw. Organisator eines Dritten („Auftraggeber“), so haften beide gesamtschuldnerisch für die Erfüllung der Pflichten aus dem Vertrag. Der Vermittler/Organisator erklärt mit seiner Unterschrift unter das Angebot von AE, hierzu von seinem Auftraggeber ermächtigt zu sein. Vertragspartner und Kunde von AE und damit Rechnungsadressat ist zunächst der Vermittler/Organisator.
3.3. Der Kunde darf grundsätzlich keine Speisen und Getränke zu Veranstaltungen mitbringen. Ausnahmen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung mit AE. In diesen Fällen berechnet AE einen Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten.

4. Leistungsumfang und -änderungen

4.1. AE behält sich vor, in der Menüzusammenstellung eine Änderung für den Fall vorzunehmen, dass aus nicht von AE zu vertretenden Gründen Teile des Menüs durch andere
gleichwertige Speisen oder Getränke ersetzt werden müssen. AE wird sich bemühen, den Kunden rechtzeitig zu informieren und trägt dafür Sorge, dass das Ersatzprodukt
dem Charakter des ersetzten Produktes möglichst nahe kommt.
4.2. Der durch den Kunden angegebene und im Angebot durch Unterschrift bestätigte Leistungsumfang dient als Rechnungsgrundlage. Mehrungen im Leistungsumfang und der Getränkeumsatz werden nach dem tatsächlichen Anfall in Rechnung gestellt.
4.3. Über Schwankungen in der Anzahl der zu bewirtenden Gäste informiert der Kunde AE spätestens 5 Arbeitstage vor Veranstaltungsbeginn schriftlich (im Logenbereich bis
12.00 Uhr des vorangehenden Arbeitstags).
4.4. Meldet der Kunde einer Veranstaltung eine Änderung der Personenzahl um mehr als 10 % 8 Tage oder später vor der gebuchten Veranstaltung so ist AE berechtigt, 50 %
des sich aus einer Reduzierung der Personenzahl ergebenden Minderumsatzes zu berechnen – es sei denn, der Kunde weist einen geringeren oder AE einen höheren Schaden nach.
4.5. Bei einer erheblichen Reduzierung der Personenzahl (>20 %) behält sich AE vor, andere als die auf Basis der ursprünglich angegebenen Personenzahl ausgewählten
Tische oder Räume zu wählen sowie die Platzierung der Gäste zu ändern. AE wird sich bemühen, den Platzierungswünschen des Kunden soweit wie möglich entgegen zu kommen.
4.6. Bei Veranstaltungen, die über die vereinbarte Zeit hinausgehen, berechnet AE einen Dienstleistungszuschlag pro Mitarbeiter laut Angebot, den AE für den jeweiligen
Mitarbeiter aufzuwenden hat.
4.7. Die vertraglich festgelegte Teilnehmerzahl bei auf Personenzahl vorab kalkulierten Rahmenaktiv-Programmen, Vorträgen und Seminaren und sonstigen Unterhaltungsprogrammen bleibt die Kalkulationsgrundlage des jeweiligen Anbieters auch bei einer nachträglichen Reduzierung der Personenzahl durch den Kunden bestehen bzw. gelten dessen Sondervereinbarungen mit dem Kunden.  

5. Rücktritt

5.1. Der Kunde ist bis zu 21 Tagen vor dem vereinbarten Termin zum Rücktritt der Miet-, Technik und Cateringleistungen vom Vertrag berechtigt. Erklärt er den Rücktritt - früher als 8 Wochen vor dem vereinbarten Termin, so ist dies kostenfrei; - zwischen 8 Wochen und 21 Tage vor dem vereinbarten Termin, so ist AE zur Berechnung von Stornokosten i.H.v. 80 % der Vertragssumme berechtigt, es sei denn, der Schaden von AE ist geringer und der Kunde weist dies nach.
5.2. AE ist bis zu 21 Tagen vor dem vereinbarten Termin zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, wenn zu dieser Zeit ein Fußballspiel in der Voith-Arena Heidenheim stattfindet, das bei Vertragsschluss AE noch nicht bekannt war und während dem AE die vereinbarten Räumlichkeiten nicht für die vertragsgegenständliche Veranstaltung nutzen kann. AE wird den Kunden unverzüglich nach Kenntniserlangung über solche neu angesetzten Spiele informieren und sich bemühen, dem Kunden, sofern gewünscht, zeitnah einen neuen Termin für die abgesetzte Veranstaltung zu verschaffen.
5.3. Übt der Kunde sein Rücktrittsrecht nicht aus, so bleibt der Vertrag wirksam mit der Folge, dass der Kunde die vereinbarte Gegenleistung auch dann zu entrichten hat, wenn er die bestellten Lieferungen und Leistungen nicht in Anspruch nimmt. Die Gegenleistung beinhaltet auch eine angemessene Entschädigung für entgangenen Speisen- und Getränkeumsatz.
5.4. AE ist auch berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag zurückzutreten, beispielsweise falls höhere Gewalt, Arbeitskämpfe (Aussperrung und Streik), durch die nicht nur eine Leistungsverzögerung eintritt, oder von AE nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung des Vertrags unmöglich machen oder unzumutbar erschweren. Bei berechtigtem Rücktritt hat der Kunde keinen Anspruch auf Schadensersatz.
5.5. Der Rücktritt von gebuchten Leistungen für Aktivprogramme, Vorträge, Seminare und Künstler ist direkt mit den Anbietern abzustimmen.

6. Sonderwünsche des Kunden (Deko, Technik)

6.1. Die mitgebrachten Ausstellungs- oder sonstigen Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung unverzüglich zu entfernen. Unterlässt der Kunde dies, ist AE zur Entfernung und Lagerung zu Lasten des Kunden berechtigt. Verbleiben die Gegenstände im Veranstaltungsraum, kann AE für die Dauer des Verbleibs Raummiete berechnen. Dem Kunden bleibt der Nachweis eines geringeren, AE der Nachweis eines höheren Schadens vorbehalten.
6.2. Der Kunde ist mit Zustimmung von AE berechtigt, eigene Telefon-, Telefax- und Datenübertragungs-einrichtungen zu benutzen. Dafür kann AE eine Anschlussgebühr verlangen.
6.3. Beanstandungen des Kunden wegen Mängeln oder Mengenabweichungen von durch AE zur Verfügung gestellten technischen Einrichtungen und Räumen sind unverzüglich schriftlich gegenüber AE anzuzeigen. Bei nicht rechtzeitiger Rüge gelten die Leistungen von AE als genehmigt.
6.4. Bei Mängeln der von AE zur Verfügung gestellten Einrichtungen wird AE den betroffenen Gegenstand nach eigener Wahl nachbessern oder Ersatz liefern, wobei mehrere Nachbesserungsversuche zulässig sind. Werden die Nachbesserungen nicht in angemessener Zeit durchgeführt oder ist auch die Ersatzlieferung mangelhaft, so kann der Kunde die Herabsetzung der Vergütung verlangen und, wenn die Veranstaltung wesentlich beeinträchtigt ist, vom Vertrag zurücktreten.

7. Pflichten des Kunden

7.1. AE versichert, dass die Räumlichkeiten in vorschriftsgemäßem Zustand zur Durchführung von Veranstaltungen sind. Für die Einhaltung öffentlich-rechtlicher Vorschriften sowie die Erlangung ggf. erforderlicher Genehmigungen, die die Durchführung der konkreten Veranstaltung betreffen, ist der Kunde verantwortlich.
7.2. AE behält sich die Zustimmung zu Veränderungen der Bestuhlung im Businessbereich und in den Sponsorenlounges vor. Beabsichtigt der Kunde, in diesen Bereichen Änderungen der Bestuhlung vorzunehmen, hat er dies rechtzeitig AE mitzuteilen. Kommt AE dem Wunsch nach, so kann AE die Kosten der Umbestuhlung und Rückgängigmachung dem Kunden in Rechnung stellen.
7.3. Werbemaßnahmen des Kunden außerhalb der angemieteten Räumlichkeiten sind nicht zulässig. Insbesondere ist das Anbringen von Beschilderungen oder dgl. an Wänden und Decken nicht gestattet. Möglich ist das Aufstellen von Hinweisschildern für die Veranstaltung nach Abstimmung mit AE.

8. Vergütung und Zahlungsbedingungen

8.1. AE behält sich vor, mit Annahme ihres Angebots durch den Kunden 50 % der Vertragssumme als Vorauszahlung zu verlangen. Macht AE von diesem Recht Gebrauch und ist diese Vorauszahlung nicht 14 Tage nach Zugang einer entsprechenden Aufforderung an den Kunden, spätestens jedoch 14 Tage vor der Veranstaltung eingegangen, ist AE zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt. Dies gilt nicht, wenn die Annahme des Angebots später als 14 Tage vor der Veranstaltung erfolgt. Bei der Zahlungsanweisung ist das Datum und der Name der Veranstaltung anzugeben.
8.2. Eine Fakturierung ins Ausland ist nur nach vorheriger Abstimmung mit AE möglich.
8.3. Die (Schluss-) Rechnung stellt AE im Anschluss an die Veranstaltung aus. Der Rechnungsbetrag ist innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung ohne Abzug zur Zahlung fällig.

9. Technische und organisatorische Regelungen

9.1. Stellt der Kunde mit Zustimmung von AE die Dekoration, so hat das von ihm verwendete Dekorationsmaterial den feuerpolizeilichen Anforderungen zu entsprechen. AE ist berechtigt, hierüber einen behördlichen Nachweis zu verlangen. Zur Vermeidung von Beschädigungen ist das Anbringen und Aufstellen von Gegenständen vorher mit AE abzustimmen.
9.2. Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen des Kunden unter Nutzung des Stromnetzes der von AE überlassenen Räume bedarf der schriftlichen Zustimmung von AE. Die durch die Verwendung entstehenden Stromkosten darf AE pauschal erfassen und berechnen.
9.3. Der Kunde hat insbesondere sicherzustellen, dass der Boden an keiner Stelle mit mehr als 4 kn/m2 belastet wird. Die Folgen einer Missachtung dieser Vorgabe trägt der Kunde.
9.4. Die Veranstaltungsvereinbarung umfasst die Grundreinigung der Veranstaltungsräume und die Entsorgung üblicher Abfälle der Veranstaltung. Die Entsorgung seiner Art oder Menge nach außergewöhnlichen Abfalls wird von AE gesondert in Rechnung gestellt. Gleiches gilt für außergewöhnliche Verschmutzungen des Veranstaltungsraums.
9.5. Der Rasen des Stadions darf nicht betreten werden und es dürfen keine Gegenstände auf den Rasen gelegt werden.
9.6. Bei Veranstaltungen mit mehr als 250 Personen hat der Kunde auf eigene Kosten für die Anwesenheit eines Sanitäters zu sorgen. Auf Wunsch des Kunden beauftragt AE entsprechende Institutionen mit der Gestellung eines Sanitäters.
9.7. Im Fall musikalischer Darbietungen hat der Kunde die Wahrung der entsprechenden Schutzrechte (GEMA) sicherzustellen.
  
10. Haftung

10.1. Der Kunde haftet für alle Schäden an Gebäude oder Inventar, die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -besucher, Mitarbeiter oder sonstige Dritte aus seinem Bereich oder ihn selbst schuldhaft verursacht werden.
10.2. AE haftet für Schäden beim Kunden durch Pflichtverletzungen an anderen Rechtsgütern als Leben, Körper oder Gesundheit nur bei einer Verursachung in Folge grober Fahrlässigkeit oder Vorsatzes. Entstehen die Schäden durch eine Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, haftet AE auch im Falle einfacher Fahrlässigkeit.
10.3. Nimmt ein Kunde nach Ende der Veranstaltung auf eigenen Wunsch nicht verzehrte Speisen/Getränke mit, übernimmt AE keine Haftung für Schäden, die durch unsachgemäße(n) Lagerung, Transport, hygienische Behandlung oder sonstigen unsachgemäßen Umgang und/oder verspäteten Verzehr verursacht werden.

11. Schlussbestimmungen

11.1. Soweit der Kunde Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist, ist Heidenheim ausschließlicher Gerichtsstand für alle sich aus dem Vertragsverhältnis unmittelbar oder mittelbar ergebenden Streitigkeiten. Darüber hinaus ist AE berechtigt, vor dem Gericht zu klagen, das am Sitz des Kunden zuständig ist.
11.2. E-Mails genügen der Schriftform im Sinne dieser AGB.
11.3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Bedingungen ungültig oder undurchführbar sein oder werden, so bleiben der Vertrag als Ganzes und die übrigen Bestimmungen dieser Bedingungen wirksam. Die Vertragsparteien sind verpflichtet, die ungültige/undurchführbare Bestimmung vom Beginn der Ungültigkeit/Undurchführbarkeit an unter Berücksichtigung der beiderseitigen Interessen durch eine wirtschaftlich möglichst gleichartige Bestimmung zu ersetzen. Entsprechendes gilt für Lücken.